档案管理系统方案(DOC)

档案管理系统

产品白皮书

XXX技术有限公司

二〇〇九年八月

目 录

概 要 .............................................................. 4 一、产品背景 ....................................................... 5 二、产品特点 ....................................................... 6 三、产品市场定位 ................................................... 7 3.1用户对象定位 .................................................. 7 3.2技术定位 ...................................................... 7 3.3功能定位 ...................................................... 7 四、系统体系结构 ................................................... 8 4.1 系统拓扑结构 .................................................. 8 4.2 软件体系架构 .................................................. 8 4.3 软件界面截图（C/S版本） ..................................... 10 五、系统主要功能 .................................................. 11 5.1案卷管理子系统 ............................................... 11 5.2编目整理子系统 ............................................... 12 5.3 检索查询子系统 ............................................... 12 5.4 借阅管理子系统 ............................................... 13 5.5 辅助管理子系统 ............................................... 13 六 安全保护技术 ................................................... 15 6.1 客户端安全设计 ............................................... 15 6.2 服务器端安全设计 ............................................. 15 6.3 传输安全设计 ................................................. 16 七、数据库数据安全 ................................................ 17 7.1 系统的备份策略 ............................................... 17 7.2 系统的恢复策略 ............................................... 18 八 运行环境 ....................................................... 19 8.1 服务器环境要求 ............................................... 19 应用和数据库服务器，建议运行环境/软硬件配置:.... 错误!未定义书签。

8.2客户端环境要求 ............................................... 19 九 公司简介 ...................................................... 20 9.1 9.2 9.3 9.4

基本情况................................................... 20 公司文化................................................... 20 经营宗旨................................................... 20 技术支持服务计划........................................... 20

专业技术服务内容............................................... 21 支持服务计划................................................... 21

概 要

本系统是为厂矿企业、高等院校的档案管理的电子化提供信息化的产品，各个企事业单位，档案数量非常巨大，归整复杂，人工查询速度慢，无法产生应有的效益，工作效率低下，并且由于大部分档案信息在保存期间受制于档案保存环境影响，以及档案利用者的重复调用影响，有可能造成原件的受损或破坏，为档案的复查以及重复利用带来极大的困难。

本产品是针对上述背景对现行手工档案管理的信息化支撑方案。本产品采用目前先进的软件开发体系结构、计算机语言和中间件技术体系进行研发，在确保安全的前提下，与现有管理软件相接驳，获得相应的数据支持。提供档案管理的全部功能、和丰富的备份手段，满足企事业单位各级管理部门的需要。

本产品应用范围涉及档案管理部门、各级管理部门、信息化支撑部门。

一、产品背景

档案数量非常巨大，归整复杂，人工查询速度慢，无法产生应有的效益，工作效率低下，并且由于大部分档案信息在保存期间受制于档案保存环境影响，以及档案利用者的重复调用影响，有可能造成原件的受损或破坏，为档案的复查以及重复利用带来极大的困难。

XXX技术有限责任公司的《档案管理系统》是专为各行业的企事业单位提供档案电子管理的产品，是对现有手工管理的有效的补充。

二、产品特点

 强大的查询功能。  多种格式附件上传功能。

 完全的键盘控制以保证快速录入文件信息。  支持多种交换格式。  多种数据备份和恢复手段。

 多粒度的安全机制、保证对不同部分、不同管理阶层开放不同的档案。  直观的报表及打印、统计功能。

三、产品市场定位

3.1用户对象定位

本产品适用于各行业的企事业单位档案部门和各级管理部门的使用。

3.2技术定位

本产品采用目前先进的软件开发体系结构、计算机语言和中间件技术体系进行研发。接驳现有管理系统，系统具有扩展性好、稳定性强、支持跨平台等特点。

3.3功能定位

本产品在确保安全的前提下为企事业单位提供一套完善的档案管理系统，该系统与现有管理系统相接驳，获得相应的数据支持。系统提供多种备份手段和查询功能，满足档案电子化管理和管理部门的多粒度的查询功能。

四、系统体系结构

4.1 系统拓扑结构

4.2 软件体系架构

《档案管理系统》涉及到计算机通讯技术、网络安全技术、网络数据库技术等诸多先进技术，软件的体系结构如下：

管理连接中间件网络通讯与安全认证子系统数据库管理子系统业务支撑中间件数据库与网络通讯层WEB图形化界面显示表现层案卷管理子系统编目整理子系统检索查询子系统借阅管理子系统辅助管理子系统业务处理层本系统采用四层架构结构，分别为表现层，业务处理层，业务支撑中间件、数据库与网络通讯层。四层架构逻辑分明，便于系统扩充与维护。

表现层：表现层采用IE浏览器，客户端不用安装任何软件和插件，充分保障了瘦客户机机制，减少了客户端系统的维护工作量，功能如下：

 业务处理界面的展示

 数据及交易请求传送给业务处理层。  接收业务处理层返回的结果数据。  展示处理结果。

业务处理层：业务处理层部署为应用服务器，采用先进的计算机软件开发技术，本层的技术功能如下：

 接收表现层收集的数据和交易请求。  处理有关业务数据和控制请求。  完成有关查询、统计分析功能。  完成有关预警的处理功能。  完成与中间数据交换功能

业务支撑中间件：采用先进的计算机软件技术开发，具有分布式、高稳定的特点，本层的功能如下：

 与管理系统数据接驳功能。  数据备份与恢复功能。

数据库与网络通讯层：该层主要完成以下功能：

➢ 存放业务数据，档案数据，管理信息等数据 ➢ 形成查询、统计分析报表的有关表和视图

➢ 在数据库存后台存储过程中完成部分业务处理和事务处理。 ➢ 完成数据库端、数据传输中的网络安全功能。 4.3 软件界面截图（C/S版本）

五、系统主要功能 5.1案卷管理子系统

一个案卷可以包含0-N个文件， 一个文件又可关联0-N个附件

1. 案卷的管理

包括案卷的新增、审查、修改、删除功能 2. 文件的管理

包括文件的建立、修改、删除、文件内容的录入、案卷与文件的绑定等功能。 3. 附件的管理

包括附件的上传、修改、删除、附件与文件的绑定等功能 4. 案卷的导出管理

系统以XML文档格式作为标准的交换格式，但是也可以按照EXCEL、WORD、HTML、TXT导出成相应的数据文件，文件保

存在用户指定的位置，包括服务器端和本地。 5.2编目整理子系统

系统已经提供了符合档案管理的国家标准和行业标准的档案编目内容，但是用户也可以使用下列各种功能完成编目的管理工作。

1. 编目导入

按照一定的格式将其他编目导入到系统中的功能 2. 编目管理功能

具有类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、生成排列序号和备考表，重排序、打印输出等功能，

3.编目扩展功能

并能根据用户需要增设主题词或关键词、以及对分类号的自动标引功能。

5.3 检索查询子系统

1. 检索查询功能

具有系统内置检索项（题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等）和用户自定义检索项进行检索功能。

2. 查询结果管理功能

系统对查询结果提供多种格式显示、排序、转存、屏幕抓图、打印等功能。

3. 借阅功能

提供对当前档案的借阅功能，系统自动根据权限将本文档转到借阅管理中去。 5.4 借阅管理子系统

1. 台账管理功能

系统包括本地/网上借阅登记、归还、续借等功能 2. 报警功能

当借阅到期时，系统提供自动提醒功能，包括管理员管理界界面上的需要催退名单和“看门狗”自动提示功能。系统可以自动以电子邮件或者短信（需要用户提供短信网关）方式提醒借阅者，提示内容和发送频次由系统管理员设定。 5.5 辅助管理子系统

1

档案移交管理

系统完成对接收、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类、载体等进行管理，包括添加、修改、查询、导出、打印等功能

2. 系统功能管理

完成对系统权限、密码、档案划控、各种档案基本数据、保管期限变更、密级变更等操作的管理。

3. 鉴定销毁管理

完成对档案销毁的申请、审批和销毁的管理

4. 历史查询功能

系统对用户的任何操作记录在日志中，管理员或者授权人可以对日志进行操作，包括：分类查找、排序、导出、打印、统计分析等功能。

5. 数据备份与恢复功能。

系统提供数据库级别的数据备份和恢复功能，备份与恢复功能直接在界面上完成，无需进入到后台数据库中，系统提供数据刻录功能，直接将历史数据刻录到光盘中保存。

六 安全保护技术

6.1 客户端安全设计

本系统采用国内先进的WEB系统身份认证技术，在客户端使用加密算法，服务器端认证系统对客户端发送口令验证，以认证用户身份。系统能保证同一时刻只有一个拥有正确口令的用户可以登录系统，在应用级提供安全保障，隔离非法用户。

6.2 服务器端安全设计

在计算机网络日益普及的今天，计算机安全不但要求防治计算机病毒，而且要提高系统抵抗黑客非法入侵的能力，还要提高对远程数据传输的保密性，避免在传输途中遭受非法窃取。为提供服务器的安全，主要从三个方面入手解决：

➢ 安全漏洞：尽量去除服务器软件及操作系统本身和配置方面的安全漏洞

➢ 稳定性：服务器端的稳定性也是安全性的一个重要方面。因此要提高服务器的稳定

性，做好数据备份。

➢ 安全级别：提高系统安全级别，限制非法用户入侵

➢ 我们根据用户的实际情况从以下几个方面进行安全设计：防火墙设计，VPN设计，

IDS（入侵检测）设计，身份验证设计，我们具体规纳如下：

➢ 使用防火墙对局域网与广域网进行隔离，局域网内部能够访问外部广域网 ➢ 在防火墙上设置访问规则，使整个网络更加安全和易于管理

➢ 采用VPN技术，首先在联通办公网络系统与各个营业厅、服务站、代办点的广域

网链路上构成加密通道，保证数据传输的安全性

➢ 采用身份验证技术，对外网用户进行身份验证，使外部用户必须进行身份验证后，

才能访问内部网络，对用户进行访问权限限制，同时对用户的访问路径进行记录，以便日后进行查询

➢ 目前网络攻击层出不穷，有些攻击利用操作系统的漏洞，穿过防火墙攻击服务器，

如红色代码病毒等，还有内部网络某些员工无意识的对内部服务器的攻击，这些都对网络安全造成了极大的危害，为了防范来自外部的防火墙不能限制的攻击，和来自内部的攻击，我们采用IDS（入侵检测系统）来保证系统的安全性

采用了以上技术和产品的网络系统将是一个无可比拟的安全网络，是一个小型化的白宫网络安全系统。

6.3 传输安全设计

基于Web的安全解决方案以SSL（SecureScoketsLayer）协议为安全协议基础。在内部网应用该协议时，使用该协议的基本技术和编程接口，加入我们自己开发的密码算法软件和硬件，结合内部网的安全服务器，实现对基于Web应用系统的安全防护。采用SSL协议实现浏览器数据的加密，使得在Web上开发的各类应用有一个统一的加密标准。

在WebServer上有相应的软件包实现SSL协议，并建立与CA中心的安全保密信道，实现证书的分发及密钥管理。在客户端通用浏览器提供的接口嵌入安全性软件，结合终端认证加密设备实现信息的加 密处理和实体鉴别、数字签名等功能

七、数据库数据安全

数据库是系统的核心，储存大量的核心数据及收费数据，因此必需保证数据库数据的安全，为了保证数据库数据安全以及应付异常情况或灾难，必需做好数据的备份与恢复方案。

7.1 系统的备份策略

Oracle数据库的备份方法很多，无论使用那种备份方法，备份的目的都是为了在出现故障后能够以尽可能小的时间和代价恢复系统。比如使用export实用程序导出数据库对象、使用Oracle备份数据库、使用Oracle对称复制、使用Oracle并行服务器、使用Oracle冷备份、使用Oracle热备份等各种备份方法都有其优缺点、适用的场合和相应的软硬件要求。本文主要就用export实用程序导出数据库对象、Oracle冷备份、Oracle热备份这三种最基本的备份方法进行详细的探讨，分析各自的优缺点和适用的场合，并给出自动执行这些备份方案的脚本文件。

备份方案 综述 优点 缺点 必须关闭数据库。 不能进行点恢复。 冷备份是Oracle最简单的能简单快速地备份。一种备份；执行冷备份前冷备份 必须关闭数据库；然后使用操作系统实用工具或者第三方工具备份所有相关的数据库文件。 热备份是当数据库正在运行时进行数据备份的过备份时数据库可以是打开的。热备份可以能简单快速地恢复。执行简单。 执行过程复杂。由于数据库不间断运行，测试比较困难。不能用操作系统实用工具拷贝打开的文件。必须使用Oracle提供的copy工具来拷贝打开的文件。热备份可能造成程。执行热备份的前提是：用来进行点恢复。初热备份 数据库运行在可归档日志模式。适用于24X7不间始化参数文件、归档日志在数据库正常运断运行的关键应用系统。 行时是关闭的，可用操作系统命令拷贝。 CPU、I/O过载，应在数据库不太忙时进行。 冷备份和热备份都备份物Export导出理数据库文件，因而被称能执行对象或者行恢复。备份和恢复速度更快。能够跨操作系统平台迁移数据库。export并不是冷备份和热备份的替代工具。冷、热备份可保护介质失效。export备份可保护用户或应用错误。 数据库对象 为物理备份。而export备份的是数据库对象，因此被称为逻辑备份。

数据库可一直运行。 7.2 系统的恢复策略

企业对信息系统的依赖性越来越高，数据库作为信息系统的核心担当着重要的角色。尤其在一些对数据可靠性要求很高的行业如银行、证券、电信等，如果发生意外停机或数据丢失其损失会十分惨重。为此数据库管理员应针对具体的业务要求制定详细的数据库备份与灾难恢复策略，并通过模拟故障对每种可能的情况进行严格测试，只有这样才能保证数据的高可用性。数据库的备份是一个长期的过程，而恢复只在发生事故后进行，恢复可以看作是备份的逆过程，恢复的程度的好坏很大程度上依赖于备份的情况。数据库的恢复可分为两大类：完全恢复；不完全恢复；

完全恢复指将数据库恢复到发生故障的时间点，不丢失任何数据。不完全恢复指将数据库恢复到发生故障前的某一个时间点，此时间点以后的所有改动将会丢失。如果没有特殊需求，我们建议应尽量使用完全恢复。

八 运行环境

8.1 服务器环境要求

➢ 硬件: CPU至强系列, 2G RAM 以上, 硬盘空间至少9G SCSI HD以上，网卡 ➢ 软件: OS: WINDOWS 2003 SERVER ➢ WEB SERVER: JDK1.5+TOMCAT ➢ WEB SERVER配置SSL加密通道

8.2客户端环境要求

（1） 设备要求 客户端机器类型 PC机或品牌机 内存 其他

(2) 支持软件

 操作系统：能稳定运行Windows2000、Windows 2003、Windows XP Home、

WindowsXP Professional  浏览器： IE6.0以上版本

项目 CPU 硬盘 显示器 基本要求 PentiumIV系列 无要求 分辨率：1024*768； 颜色设置：增强色（16 位） 512M 无 建议要求 Pentium双核系列 预留1G 分辨率：1024*768； 推荐采用：真彩色（24 位） 1G以上 可用的USB端口 九 公司简介

9.1

基本情况

XXX技术有限公司公司成立于2008年1月，为XXX高新技术产业开发区留学生创业园企业，注册资金200万元。公司的优势在于了解中西方在文化和企业经营管理上的差别，懂得按现代管理理论和运行机制来管理企业，按国际惯例进行商业操作。同时，依托XXX高校众多、科研实力雄厚的优势，致力于地理信息系统的应用软件和企业信息化软件的研发和服务，公司现有博士3人、硕士5人、本科15人，有高级技术职称的6人，软件研发人员15人，商务人员4人，专业涉及测绘、地理信息系统、计算机软件开发等多个学科领域。主要技术骨干具有多年产品开发实际经验，积累了丰富的产品研发经验。公司成立后，凭借自身的技术优势和技术积累，开发了多种应用于电力、能源、电信等行业的企业信息化软件系统。

9.2 公司文化

➢ 我们倡导专业专注 ➢ 我们追求迅捷快速 ➢ 我们重视客户需求 ➢ 我们提倡团队协作

9.3 经营宗旨

致力于为客户提供最好、最实用的产品和服务

让客户受益！与客户共赢！

9.4

技术支持服务计划

专业技术支持服务

XXX软件专业技术支持服务是面向软件合作伙伴推出的专业级服务，旨在向XXX软件的

合作伙伴提供高层次的技术支持，满足他们在运用软件进行构造方案，提供服务，推广业务，维护系统的过程中生成的需求，帮助他们解决问题，优化业绩，以推动XXX软件的合作伙伴取得更大的成功。这项服务将帮助XXX软件与合作伙伴建立更广泛，紧密和更加深层次的合作关系。支持服务方式可以通过电话，电子邮件，传真等各种方式，直接与XXX软件技术中心的技术支持工程师取得联系，从他们那里得到有关技术问题的及时解答和帮助。

只有资深的专业技术支持工程师提供该服务。专业技术支持工程师都了解特定合作伙伴领域的需求，并将针对每个具体问题进行深入的研究和分析，提供客户满意的方案。

专业技术服务内容  故障诊断

积极主动的和西分及第三方供应商协作，对故障进行排查诊断。

 故障处理

对于XXX软件故障，XXX积极启动维护服务流程，均在最短的时间内恢复系统正常运行。

 优化备份

XXX技术服务工程师会不定期的对系统提前进行优化处理，尽可能降低系统故障出现的可能性和风险性。同时XXX会积极配合甲方定期对系统进行备份，避免因系统出现重大故障带来的损失。

 咨询应答

针对突发性咨询和求援诉求，XXX均给予最及时的应答及解决方案。

 日常监控

XXX的系统工程师会定期的对系统使用情况进行监控，例如出帐期、重要 的市场活动期、年终报表汇总等重要时期，对系统进行了风险预防。

支持服务计划

服务内容 软件支持服务 电话 故障诊断 传真 电子邮件 现场 电话 故障处理 网络 现场 日常优化备份 咨询应答 日常监控 客户支持服务 客户定期回访 每月一次 日常7*24小时 日常7*24小时 每周一次 响应方式 立即 1小时 0.5小时 1小时 立即 0.5小时 1小时