浅谈国内电子文件管理的问题及对策

浅谈国内电子文件管理的问题及对策

摘要：信息技术的不断发展 ，产生了电子文件档案，随着信息化和网络化的发展，任何人都可自由地介入Internet。本文主要介绍了电子文件管理流程，并从电子文件真实可靠性、有效保管保存、法律凭证作用发挥以及网络传播发展等四个方面分析了电子文件管理中存在的问题，并分别提出了针对性的解决策略。

关键词：电子文件 电子文件管理 问题

伴随着计算机技术与信息技术的迅速发展和广泛应用，电子文件数量与日俱增，给人们带来便利快捷的同时，随之出现了一系列管理问题，为了使电子文件管理更加符合需求和更好地发挥作用，我们应该尽快找到解决策略。

一、电子文件管理流程

电子文件管理活动既不产生电子文件，也无需利用其他电子文件，而是以适当的方法对整个业务活动中的电子文件进行组织和控制，将电子文件在合适的时间以恰当的方式提供给需要它的活动，包括电子文件形成和电子文件利用，即实现电子文件资源的有效配置。

从电子文件管理流程的含义、构成出发，笔者选择时间、空间（承担者）和逻辑作为三维，构建了电子文件管理流程的概念模型。时间维表示的是电子文件管理活动发生的时间。空间维表示的是电子文件管理活动发生的空间，由于电子文件管理活动承担者是决定电子文件管理流程空间分布的重要因素，因此用承担者来表示，承担电子文件管理活动的工作群体从总体上来讲是一个复合群体，有些电子文件管理活动是独立进行的，比如由档案管理部门和（或）综合性办公室来负责；有些则以与形成活动相结合的方式开展，比如由业务部门负责。逻辑维表示的是指在人们头脑中完成电子文件管理目标需要依次开展的电子文件管理活动。如图1所示。

二、电子文件管理中存在的问题

从理论上看，电子文件具有档案的本质属性和一般属性，但是由于电子文件的一些特点不同于纸质文件，所以我们在管理电子文件时就不能采用和传统文件一样的方法。于是，在探索新的管理方法过程中出现了一系列问题。

（1）不能确保电子文件的可靠性和真实性。电子文件离不开计算机系统，这种强烈的依赖性使它的可靠性和真实性受到限制。电子文件是通过计算机将信息以数字代码的形式记录在载体上的，同时就必须依靠计算机系统才能得到识别和利用。计算机可以保存电子文件的完整性，也可以变动或者删除电子文件，特别是稍有操作不当，就会严重影响电子文件的原始性。所以，人们可能就会怀疑电子文件的真实性和可靠性。

（2）不能有效地保管和长期保存电子文件。当今计算机技术迅猛发展，更新速度前所未有，特别是计算机设备中的软硬件更新更快，再加上存储材料的不长久性，这就对电子文件的保管和长期保存带来了挑战。处于保管层次的电子文件，一般不可能只是在一个计算机系统中形成，然而不同的计算机系统在内容格式布局上都不尽相同，于是就会出现电子文件在形成时所依附的计算机技术不能满足其保管阶段的要求的现象。除此之外，由于存储电子文件的载体并不是一成不变的，在长期使用过程中，难免就会出现载体材料老化或者磁性自然消除的情况，也就造成了电子文件信息不存在或者识别失真的后果。当然，很多部门和单位针对电子文件的有效保管和长期保存问题，提出了不少有实践意义的建议和做法，比如说引进拷贝和再生性保护技术等，可是这些也只是当下计算机发展情况下的权宜之策，要从根本上杜绝此类问题，还需要电子文件的管理者认真琢磨和继续探索。

（3）不能保证电子文件的法律凭证作用。电子文件作为一种新生事物，因为无法确保其真实性和可靠性，所以其法律凭证作用与纸质文件相比，略显不足。

（4）网络的广泛应用，给电子文件的管理带来了一系列新问题。计算机网络化的不断进步，使得电子文件在各行各业都不同程度地大量形成，并有日益发展的趋势。由于电子文件的独特性，使得和普通的纸质文件有所区别，带来了一些新的管理问题。“网络化”引起“文档一体化”，扫除了传统时间和空间障碍，更新了传统档案室的工作模式。总而言之，网络化带来了电子文件、档案管理的新变革，与此同时，也对我们的管理工作提出了挑战。

三、加强电子文件管理的策略

（1）电子文件真实性、原始性方面。为了确保电子文件的真实性和可靠性，必须从电子文件形成之初就开始加大对其严格监管的力度，并对各项操作都要做好详细跟踪记录。可以设计有关电子文件生成和办理的流程控制程序，形成一环接一环的责任交接工作制度，以便于检查电子文件起草、修改、定稿、接收、承办、归档等过程，并确保这些过程的前后衔接。在不破坏电子文件原始记录的条件下，制定验证电子文件真实可靠性的程序，然后根据已经确定好的并可以证明其真实性的一系列特征，比如签收电子文件时的责任者签名，电子文件的各种版本，处理电子文件时的权限审核，交接手续核对和身份确认等。通过种种途径来保证电子文件的真实原始性，避免电子文件被恶意利用和蓄意修改等。

（2）电子文件保管和长期保存方面。当下电子文件仍然离不开计算机系统而独立发挥作用，而传统的纸质文件则可很容易做到这点。所以，目前档案管理过程中很有必要实行双轨制和双套制。换句话说，在电子文件形成之初，也储存一份纸质文件，也就是两种文件模式一起运转，分别发挥各自的优势和作用。推广双轨制和双套制是很明智的选择，它很好地发挥了纸质档案和电子档案各自优点，一方面可以吸取电子文件方便存取的优势，另一方面也借鉴了纸质文件独立安全使用的效能。可见，双轨制和双套制可以有效弥补电子文件过分依赖计算机等外部设施的缺陷。

（3）电子文件法律作用方面。对电子文件 法律 效力问题的解决 加强立法，确保电子文件的法律效力，使电子文件具有充分的证明力，在已有相关立法的基础上，如《档案法》中，进一步明确电子文件的法律地位，并制定与《档案法》相配套的切实可行的电子文件管理法规及实施细则，保证电子文件的关联性、真实性、凭证性作用，从而保证电子文件的法律效力。

（4）电子文件网络化安全管理方面。随着计算机网络的日益普及，电子文件信息安全也正逐渐受到威胁，所以应努力解决这一问题。比如立法部门要加大立法执法的力度，确保重要电子文件从产生之初到作为档案保存都受到法律保护，严格惩处破坏电子文件真实性的行为。

四、结语

总之，电子文件的出现是计算机时代发展的必然产物，由于各方面知识和技术的局限，势必会给电子文件的管理和利用造成困难和问题，所以就需要我们在这条探索道路上不断前进和发展，努力使电子文件管理更加高效化、科学化。

参考文献：

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[2]张宁.我国电子文件管理现状调查与思考[J].档案学通讯.2008年第6期.

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