会议服务

会议服务流程

一、会议服务的前期准备和筹备

1、了解会议的性质、会议内容、规格档次、举办的具体时间、人数、场地大小、用餐标准等内容。

2、会务人员根据市场部提供的资料，制定详细的会务方案。方案包括会议的活动安排、时间进程、会场布置、会议宣传等内容。

二、会议服务的准备

1、会场布置

a、会场环境布置。

会场应给人庄重、协调、整洁、舒适的感觉，环境整洁，灯光亮度适中，应适当摆放室内植物，控制适宜的室温和气味，选择桌面插花。根据会议内容，还应通过一定的物品和手段，渲染与之相配的气氛。

b、会议台型布置。

根据参加会议的人数选择会场大小及台型布置。小型会议可采用圆桌或“回”字台型；大中型会议可采用礼堂型或教室型。

2、会议用品准备

a、需酒店配合完成的：

主席台摆放（鲜花、杯子无破损）

桌椅数量、间距、整齐度（杯子）

横幅

门窗

灯光

卫生间

水

b、自己需要准备的：

易拉宝

资料（讲义、会务须知、笔、本、宣传资料）

签到台

财务（验钞机、收据、记账本）

3、设备设施准备

接通电脑与投影的数据传输线。

调整投影设备、亮度、大小适当。

调试话筒效果。

安排摄影、摄像位置。

调节空调调温器，冬季室内温度控制在18度左右，夏季室内温度控制在22度左

右，并在会前30分钟左右喷洒适量空气清洗剂，保持室内空气清新。

总结：看、闻、听、摸、感

三、会议服务程序

1、会议迎宾服务

会议开始前1小时，迎宾员应在会议室门口立岗迎候参加会议的客人到达。来宾

到达时应引领到签到处签到。

签到时，会务人员应主动微笑问候，询问来宾工作单位，并示意来宾在签到簿适

当位置签到，然后引领至财务处办理手续。

迎接来宾入座时，要面带微笑，用语礼貌，举止大方，手、语并用。

对由周总陪同的贵宾脱下的衣帽，会务人员及时伸手去接，并挂至衣帽架上。

提供茶水服务的顺序是先主宾，后主人，然后按顺时针方向（先左后右）提供服

务。在客人较多的情况下，1人或多人同时服务时，分正反2个方向，但不可将

主人放在最后。

添加茶水时，倒至七分满，并注意客人的动态，以免发生碰撞。服务过程中，须忙而不乱，快而

稳地将茶水送到客人面前。摆放茶杯时，声音要轻，茶杯须放在宾客的右手位置，同时杯柄朝后45度，并说：“请用茶。” 倒入水时，水瓶不得与杯口接触，倒至七分满即可。

2、会场服务

会议开始后，在会议室留人值守。

会议开始后，会务人员应站立在会场周围，观察所负责区域宾客是否需要服务。

会务人员一般不得随意出入会议室。

送茶水等物品时，应对客人说：“请用茶。”每隔20分钟加茶水。

会议颁奖或邀请嘉宾上台，由女性会务人员引领。会务人员应走在嘉宾左前方1

米处，并微笑示意嘉宾注意行走安全。

会议结束时，会议服务人员应立即开启会议室大门，并在门口立岗送客，面带微

笑道别。

3、会议结束

检查会议室内是否有设施设备损坏，发现损坏及时通知设备部进行修复。

收拾设备、条幅、喷绘、关闭电源

检查会议室是否有来宾遗忘的物品，如有发现，应立即交还来宾或交会务组处理。

4、会服务的注意事项

决不能因为服务站立时间过长，而依靠会场墙壁或柱子。

在会场服务时应尽量不干扰讨论中的客人或正在发言的客人。

会场服务过程，语言、动作要轻，避免影响发言者。

对于手机、交头接耳等行为要及时制止，注意方式。

注意观察老师水杯情况，注意加水

中场休息时打开门窗通风、播放缓和的音乐，提醒服务员加水，注意人员分布情况。

上课期间更换易拉宝内容

财务人员应于第一个休息期开始前，统计出报名情况

注意与学员的沟通交流

接待室的卫生和环境

会议负责人注意安排老师用餐

四、部分老师习惯介绍

赵阿峰：和蔼、烟少、吃饭无讲究、喜面食

黄长新：有架子、烟少、吃饭注重排场，喜欢特色类

李 钊：不吃早餐、不抽烟、喜欢香蕉、喜喝酒、喜气氛

热闹、爱被人问、晚间喜欢外出吃饭

臧炜彤：喜清淡、不辣食物，不吃鸡蛋、喜水果、晚上10点

前需早早休息

黄琦珂：幽默、烟少、爱问感受、吃饭随意性大

王国宏：烟少、随和、节俭、不喜欢铺张浪费

曾福田：年纪大、喜清淡、易消化、低糖