档案室管理办法

第一章 总 则

第一条 为了推动档案科学管理，充分发挥档案服务扬水改革发展的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《宁夏回族自治区档案条例》、《水利档案工作规定》和《水利厅档案管理办法》，结合实际，制定本办法。

第二条 水质科档案是指在从事水质监测工作及相关活动中直接形成的，对国家、社会和本单位具有保存价值的不同形式的历史记录，是档案资源的重要组成部分。

第三条 档案按其门类形式分为：文书档案、水质基础资料档案、水质设备档案、水质评审管理档案等种类。按载体形式分为：实物（纸质）档案、声像档案、电子档案等种类。

第四条 中心（科室）和个人应承担收集、整理、立件（卷）、归档和保护档案的义务。

第二章 管理机构职责

第五条 档案工作实行统一领导、分级负责、集中管理的原则。

第六条 设立专门档案存放场所，并配备兼职档案工作人员。

第七条 档案室负责全中心（科室）档案建设、管理和指导工作。

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第八条 应明确兼职档案人员，负责档案材料的整理、立卷归档，确保档案工作落实到位。

第九条 档案管理人员要努力学习专业知识，不断提高业务水平。

第十条 档案室应具备符合永久保存档案的库房条件，配备必要装具、设施，确保档案的完整与安全。

第三章 文件材料形成与归档

第十一条 相关科室、单位资料必须依法归档，任何单位或个人不得拒绝归档，更不得将档案材料据为己有。

第十二条 各类文件材料的形成、积累、整理归档是确保档案完整、系统、准确的基础。每个归档人员应按照工作程序和立件（卷）要求，进行材料积累、整理、立件（卷），经负责人审查合格签字后归档。

第十三条 把日常工作和各项业务活动中各类档案的形成与管理逐步纳入电子政务平台系统，努力实现档案信息数据收集、加工、整理、传输、归档全过程的信息化。在文件档案形成过程中，要随时收集并整理成电子文件档案。凡归档的文件材料有电子资料的应同时提交电子版资料。

第十四条 文件材料归档与不归档范围：依据《宁夏水利厅系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表规定》（宁水办字〔2008〕43号）执行。

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第四章 档案管理

第十五条 档案整理步骤：

（一）收集

文书档案：立年卷，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

（二）整理 根据类别和时间整理。 （三）分类 根据各类工作性质分类。

（四）立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

第十六条 健全档案检索体系，建立档案收进、保管、利用、移出等记录和台账。

第十七条 做好档案管理基础工作，逐步实现档案标准化、规范化、现代化管理和档案利用“一站式”服务。

第十八条 应用计算机等对机关档案信息数据进行科学管理。

第十九条 电子档案的保管应配备专用数据存储设备，及时备份。通过网络管理的，须做好网络安全防护，确保数据完整、安全。

第五章 档案开放与利用

第二十条 中心（科室）档案根据国家有关法令法规和实际情况开放。开放档案应遵循下列规定：

（一）凡持有合法证明的单位或个人，应说明利用档案

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目的和范围后，按规定办理利用手续，填写《借阅档案登记簿》后，查阅属开放范围的档案，并可摘录和复制。

（二）档案室藏有档案原则上不外借出室，特殊情况要经中心（科室）科长批准。对借出档案，档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告并进行相应处理。查阅各门类档案应在阅览室内进行，不得划道、涂改、拆卷、裁剪、拍照、撕毁等。

第二十一条 对于要求查阅、摘录、复制尚未开放的档案须经中心（科室）科长同意。涉密问题须经主管领导批准。

第二十二条 档案室要开展各种形式的档案信息咨询服务和宣传，编制提供开放档案目录和档案指南等检索工具，充分开发利用档案信息资源。

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