文档资料管理制度

文档资料管理制度

为了对公司的文档资料进行有效的管理和合理的利用，保证文档资料的安全，形成公司业务发展完整的历史资料，特制定本管理制度。

第一条 管理部门

总裁办为公司文档资料的统一管理部门，除公司下发的文件外，个人和部门都不保留任何项目资料。

第二条 管理范围

一、按文档资料的来源渠道划分：

对外发出：以公司名义对外发出的文档资料，包括公司简介、项目提案、市调报告、推广策划案、对外公函等；

对内使用：以公司名义对部门内部印发的各种制度、文件和通知，以及在工作形成的工作计划、报告、方案和总结等；

外部流入：外部合作单位或个人发给公司的文件、资料等。 二、按资料的保存形式划分：

文本资料：就是以打印形式输出的各种文字资料；

电子文档：即在电脑上以硬盘、软盘、光盘和服务器备份等形式保存的各种文件资料。

三、按文档资料的性质划分：

文件类 ：是指以公司名义印发和进行电脑备份的决议、计划、总结、请示、报告、批复、制度、通知、会议纪要等文件，或外部直接送达公司本部的文件、资料等；

资料类 ：是指各部门（含外派人员）在工作中形成和使用的专项策划案、专项报告、分析、方案、报表等文本或电子文档等资料。

第三条 管理系统及管理方式

根据管理形式，分为两大系统，按层级管理方式进行： 一、电子文档系统的管理

1、一级管理：即用服务器进行的备份管理，每周六由公司总裁办指定的专人负责完成公司所有电子文档的管理。

2、二级管理：即部门电子文档的管理，每周五由部门指定的专人负责完成后，报总裁办在服务器上进行备份的管理。

3、三级管理：即使用光盘备份的管理，对于所有已完成定稿的文件资料，除实行一级和二级管理外，还以光盘的形式进行三级管理，以永久性地保存公司的业务资料。

二、文本资料系统的管理

1、一级管理：就是对公司核心的业务资料、管理制度等重要文档资料，由总裁办统一负责的管理，其他任何部门和个人都不具有对一级文档管理资料的保留权。

2、二级管理： 就是对可以印发给各部门的文件、项目前期的准备资料、部门内部的工作制度以及可以供其他部门交流、学习等的文件资料管理，二级管理资料由部门指定专人进行管理，但只限于公司内部使用，且在部门管理人员发生变动时，需进行该项工作的交接。

第四条 管理要求 一、存档管理

1、电子文档的存档管理

无论公司或是部门，所有电子文档在储存时，均应按要求实行“目录化管理”，不

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得将工作资料的目录存放在桌面上。

一级目录： 根据需要按工作内容分别设置，例如公司文件、管理制度、工作计划 工作总结、项目资料、客户资料等；

二级目录： 根据细化管理需要，在每个一级目录下设置二级目录进行管理； 三级目录：若二级目录仍不能满足管理需要，可设置三级目录进一步的细化管理，若仍无法满足管理的需要，可继续设置更小的子目录，但子目录的设置最多不可超过五级，避免管理和查找困难。

2、文本资料的存档管理 机密文本资料：

(1) 公司机密的文本资料统一由总裁办负责管理。

(2) 部门机密的文本资料，应在打印的同时提交总裁办一份作为归档，项目资料应在阶段性工作结束时，移交至总裁办归档，任何部门和个人都不得留存。

重要文本资料：

(1) 公司的重要文本资料由总裁办负责管理。

(2) 部门重要的文本资料应指定专人按档案管理要求负责管理，形成定稿文字时，要提交总裁办存档。

普通文本资料： 除非必须，否则不以文本资料的形式留存，必须留存的要按档案管理要求进行分类、编码管理。

二、备份管理 电子文档备份：

1、凡是工作中形成的文件资料，无论机密、重要与否，均应按目录化管理的要求及时备份。

2、公司或部门机密和重要的文件资料，应在公司领导审阅定稿后，向总裁办提交电子文档，向财务提交备份光盘，分别进入一、二、三级管理状态。

3、未经许可，任何人不得私自备份公司项目资料，否则一经发现，将依《员工手册》的规定严肃处理。

文本资料备份： 与“文本资料存档管理”要求相同。 三、借阅管理 电子文档借阅：

1、公司决策层有权随时调阅任何电子文档。

2、除非得到领导批准，其他管理人员和个人无权调阅机密和重要的电子文档。 3、项目阶段性工作完成后，其电子文档按管理要求转存至公司的服务器，若项目进行中需要调阅，必须事先申请，得到批准后，方可进行调阅，但借阅中严禁拷贝。

文本资料借阅：

1、任何人借阅公司机密和重要的文本资料，须进行借阅登记。 2、文本资料的借阅实行“当日归还制度”，即当日借阅当日归还，若因工作需要第二天仍要借阅的，应重新办理借阅手续。

3、非经允许，任何人不得私自复印借阅的文本资料，一经发现证实，将依《员工手册》的规定严肃处理。

四、保存管理

电子文档的保存：

1、机密资料：进入一级管理状态的资料，在服务器上的保存期为3年，超过时效予以清除，但以光盘备份作为永久性的保存。

2、重要资料：进入一级管理状态的重要资料，在服务器上的保留期限为2年，超

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过时效以光盘备份永久保存。

3、有用资料：这类资料的有效保管期为1个月，每月清理一次，但要以光盘备份，以备日后使用查找。

4、一般资料：此类为日常作业资料，保存价值不高，可每周清理一次，以减少电脑空间的占用。

文本资料的保存：

1、机要资料：机密资料在公司归档后永久保存，重要资料的保存期为5年。 2、一般资料：必须以文本资料存在的一般资料，保存期为一年。 五、移交管理

电子文档的移交：

1、因工作变动或离职时，只要使用电脑工作的员工，都必须向公司指定的接收人进行电子文档的移交。

2、移交前不得拷贝、删除任何资料，并且必须事先提交电子文档目录，以准确和清晰的完成交接。

3、移交工作完成后，须在《离职人员交接清单》上注明，并由接收人签字认可。 4、凡发现有无法打开的重要文档，公司将视文档之重要性，酌情进行扣款处理。 文本资料的移交：

1、因工作变动或离职时，凡手中有工作文本资料的，必须向公司或部门指定的接收人进行文本资料的交接。

2、移交前应事先提交清单目录，按清单目录进行交接，移交后必须经部门负责人和接收人签字确认。

3、凡承担机密和重要资料保管的工作人员，不能完整移交工作资料的，也将依据《员工手册》的规定进行处罚。

六、销毁管理

电子文档的销毁：

1、 储存在公司服务器上的机密及重要的电子文档，超过时效期，由管理人员编制销毁目录，经批准后在公司授权的管理人员的监督下，进行删除。

2、储存在部门电脑和个人工作电脑上的机密和重要电子文档，不得自行删除，超

过保存期限的，经申请批准后，在专人监督下进行销毁。

3、有用资料可在光盘备份的前提下，每月由部门进行删除。 4、一般资料可因为工作的结束，每周由个人进行删除。 文本资料的销毁：

1、机要资料超过规定的保存期限，由管理人员编制销毁目录，经报批后进行销毁，在公司指定的专人监督下，进行销毁。

2、一般资料超过规定的保存期限，编制销毁目录，经向总裁办申请批准后，在专人监督下进行销毁。

广州市达道物流有限公司

2012年6月1日

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