QHSE管理体系文件编制导则

1 目的和范围

为统一公司质量健康安全与环境（以下简称“QHSE”）管理体系文件的编写格式、编号和表述规则,确保QHSE管理体系文件编制的规范化,特制定本导则。

本导则适用于公司各单位QHSE管理体系文件的编制。 2 管理职责

2.1 HSE管理部负责QHSE管理体系文件格式、编号和表述规则的管理。 2.2 技术部负责QHSE管理体系技术文件格式、编号和表述规则的管理. 2.3 各单位依据本导则执行本单位QHSE管理体系文件编制管理。 3 管理流程

3.1 QHSE管理体系文件的构成

公司QHSE管理体系文件由四个层次组成：

3.1.1 《管理手册》：包括《质量管理手册》、《HSE管理手册》。是对公司QHSE方针和管理体系的整体描述，是实施和保持QHSE管理体系正常运行应遵循的纲领性文件。

3.1.2 《程序文件》：是为实现QHSE方针、目标、指标的工作活动流程途径的具体规定，是对产生QHSE影响的活动进行策划和管理的基本文件,是《管理手册》的支持性文件。

3.1.3 《作业文件》：包括管理类文件、技术类文件、工作标准类文件。《作业文件》是实施《程序文件》所涉及的具体活动的描述，是《程序文件》的支持性文件。

3.1.4 记录：是验证QHSE管理体系的运行结果是否达到预期目标的客观证据，是QHSE管理体系有效性的可追溯证明文件。 3.2 QHSE管理体系文件的编号规则 3.2.1 《管理手册》编号 Q/ -XXX-20XX

发布年份

管理手册代码

(质量：QMS;健康安全环境：HSE) “企业标准”汉语拼音简写

1

3.2.2 《程序文件》编号

Q / CX-XX-XXX-20XX

发布年份 程序文件代码 归口管理部门代码 “程序”汉语拼音简写 “企业标准”汉语拼音简写

3.2.3 《作业文件》编号(文件分类见表1；部门代码见表2）

Q/XX-XX-XXX-20XX

年号

序号

部门代码

作业文件分类代码

“企业标准”汉语拼音简写

注:各单位内部管理办法或实施细则不加注“Q/\".

表1:《作业文件》分类及代码

2

分类 管理（制度）类 代码 GL 技术标准类 JS 工作标准类 GZ 表2:公司各部门代码

代码 ZJ JH RL CW WZ SC JS SB GC 部门名称 总经理工作部 计划部 人力资源部 财务部 物资供应部 生产部 技术部 设备部 工程部 代码 HSE SZ SJ BW CY XX QH JF JC 部门名称 HSE管理部 思想政治工作部 监察审计部 保卫部 储运中心 信息中心 煤气化分厂 净化分厂 甲醇分厂 代码 MTP PP DL SM KF GG HY DQ YK 部门名称 MTP分厂 聚丙烯分厂 动力分厂 输煤分厂 空分分厂 公用工程车间 化验检测中心 电气车间 仪控车间 3.2.4 技术文件的编号方法 3.2.4.1

企业技术标准编号由六个部分构成。第一部分是公司企业标准

代码（企业标准简称加企业名称简称，目前暂缺)；第二部分由JS两个字母组成,是一级类目代码(“技术\"汉语拼音简写，见表3）；第三部份由两位数组成，是二级类目代码(表明技术标准的类型）；第四部份由两到三位字母组成，是部门代号；第五部份由三位数组成，是三级类目代码(标准的序号)；第六部分是企业标准批准发布的年号。 3.2.4.2

企业标准代码与一级类目代码之间空半个字宽的距离（因企业

标准代码暂缺,故与一级类目代码之间暂不空距）。

示例: Q/JS-04-QH—001-2011 3.2.4.3 技术文件编号

Q/ JS-04-XX-001-20XX

年号 序号

归口管理部门代码 二级类目表（见表3） “技术”汉语拼音简写

“企业标准代码”汉语拼音简写

3

表3：技术标准体系分类表

技术标准体系 JS 技术基础标准 JS01 产品标准 设计技术标准 工艺技术标准 原料与半成品技术标准 设备 、 基础设施和工艺装备技术标准 JS06 测量 、 检验和试验设备技术标准 JS07 检验和试验方法技术标准 采购技术标准 包 装 、 搬 运 、 贮存 、 标志技术标准 JS10 交付技术标准 服务技术标准 能源技术标准 安全技术标准 职业健康技术标准 环境技术标准 信息技术标准 JS02 JS03 JS04 JS05 JS08 JS09 JS11 JS12 JS13 JS14 JS15 Js16 JS17 3.2.4.4

记录编号

序号

归口管理部门代码 “记录”汉语拼音简写

JL-XX-XXX 3.3 文件字体、字号要求

3.3.1 文件标题文字采用三号仿宋—GB2312加粗居中，段前0行，段后0.5行，行距为22。

3.3.2 所有文件正文部分均采用四号仿宋-GB2312,段前段后均为0行,行距为22。页边距上下2。54cm，左右为2。7cm。正文一级标题、“管理

4

职责”中所涉及的单位名称须加粗。

3.3.3 文件编制一律采用“WORD”文档格式(技术文件以技术部要求为准），A4纵向纸型。电子版序号均为自动项目符号和编号.

3.3.4 记录正文字体、文档格式、字号大小等按各主管部门要求填写,布局适宜即可.

3.4 QHSE管理体系文件格式 3.4.1 “管理手册”格式（略）。 3.4.2 “程序文件”格式见附件1. 3.4.3 《作业文件》的编制 3.4.3.1 3.4.3.2

由各归口管理部门根据《程序文件》的引伸或工作活动的需求,《作业文件》应由主管部门组织进行相关性评审，填写《评审

组织编写相应的《作业文件》.

会议记录》，交HSE管理部统一编号及相关性评审，并经主管领导批准后发布实施。 3.4.3.3 3.4.3.4 3.4.4.1

《作业文件》格式见附件1。

技术文件格式及具体要求由技术部确定.

原则上,各单位内部的《作业文件》以公司各归口管理部门的《作

3.4.4 部门、分厂（车间）内部《作业文件》的编制

业文件》为准.如必须有所调整时，依据归口管理部门的《作业文件》为引伸,或工作活动的需求编写相应的管理办法或实施细则. 3.4.4.2 3.4.4.3 3.4.5.1

管理办法或实施细则应交HSE管理部统一编号及相关性评审，管理办法或实施细则标准格式见附件1。 记录编制要求

并经本单位负责人批准后实施. 3.4.5 记录的编制

a) 公司各部门、分厂(车间） 根据实际需要设计、编制记录表格，交HSE管理部统一编号、相关性评审、备案，经单位负责人审批后应用。

b) 公司各部门、分厂(车间）应对本单位在用的记录进行汇总，形成《记录清单》，报HSE管理部.HSE管理部汇总形成公司《记录清单》。HSE管理部每季度对公司《记录清单》进行更新、发布工作。

5

c) 记录应尽可能全面地反映过程、结果以及QHSE管理体系的运行状态和效果,在编制记录时，既要从总体上评价记录的充分性，也要对记录的必要性进行评审，确保全面、有效地记录信息。

d) 记录应便于统计和分析。

e) 记录的实用性。在确定记录的内容时，应考虑记录的实用性,对那些不能为QHSE管理提供依据的信息，不应体现在记录中.

f) 记录应保持真实性和准确性。在确定记录的格式和内容时,应考虑填写的方便性并保证在现有的条件下能准确地获得所需QHSE信息。

g) 不论使用何种载体记录信息，均应易贮存、查询、分析和控制。 3.4.5.2

记录的更新

在使用过程中,如记录需更新,则由主管单位填写《文件更改申请单》，经本单位领导批准后，将《文件更改申请单》及修改的记录样张交HSE管理部备案。 3.4.5.3

记录样板

（记录名称）（三号仿宋GB2312加黑居中）

JL—XX-XXX（编号：仿宋GB2312四号字居右）

正文：字体格式按各主管部门要求填写.

3.5 QHSE管理体系文件修订

3.5.1 QHSE管理体系文件（包括管理手册、程序文件）执行过程中，内容需要修改时，应首先向该文件主管部门提出申请，经审批后进行修改。 3.5.2 当文件修改后,应及时记录修改状态信息,将修改次数标注在该文件的封面上。

版本/版次：X/X

阿拉伯数字：0、1、2、… 英文字母大写：A、B、C、…

例:A/0：“A”表示第一版，即A版,依次B表示B版，即第二版……；

“0”表示未修订过的版本，（依次1 表示第一次修订,2表示第二次修订……)。 4 相关文件

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4.1 GB/T 1。1—2003《标准化工作导则 第1单元：标准的起草与表述规则 第1部分：标准的结构和编写规定》

4.2 《大唐国际发电股份有限公司公文处理办法》大唐电办（2005)16号

5 记录

5.1 《记录清单》 5.2 《评审会议记录》 5.3 《文件更改申请单》 6 术语和定义

无 7 附则

本规定主要起草单位：大唐内蒙古多伦煤化工有限责任公司HSE管理部。

本规定起草人：王彦海、王继刚、刘运波。 本规定审核人:狄静平。 本规定批准人：张瑞兵。

本规定编号版次：Q/GL-HSE—070—2011。

本规定自2011年3月10日起开始执行，原《QHSE管理体系文件编制导》(Q/GL-HSE—401-2008）同时废止。

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附件1:《程序文件》、《作业文件》内容样板

（文件名称）(三号仿宋加黑居中）

(正文为四号仿宋GB2312,可使用如下样板。内容应适宜于操作） 1 目的和范围

概述该程序（或制度、规定等）的目的或意图，即说明为什么要开展这一控制活动，以及要达到的期望目标。结尾语“……，特制定本程序（或制度、规定等)。”

起始语“本程序（或制度、规定等）适用于……”，指出该程序(或制度、规定等）控制的范围。 2 管理职责

明确该程序（或制度、规定等）涉及的主管领导、主管部门、相关部门和人员的管理职责和权限. 2.1…… …… 3 管理流程

是程序（或制度、规定等）文件的主体，应按工作流程图的顺序引出开展此项活动的描述，以及涉及有关部门和人员的工作任务及职责、职权，具有可操作性. 3.1 …… 3。1.1 …… …… 4 相关文件

说明该程序(或制度、规定等)中所引用主要法律法规、标准及其他要求的名称、编号或发布日期。

指出在程序(或制度、规定等)中引用的文件，应写清所引用文件的名称及编号。

4.1 《 …… 》Q/XX-XXX

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4。2 《 …… 》Q/XX-XXX 5 记录

明确实施该程序(或制度、规定等）时所产生的报告、记录的编号、名称。

5。1 《 …… 》JL-XX-XXX 6 术语和定义

说明该程序（或制度、规定等）中所用主要术语或专业术语的含义或名词、符号解释。 6。1 …… ……

7 附则

本程序、制度或规定主要起草单位：大唐内蒙古多伦煤化工有限责任公司XX部。

本程序、制度或规定起草人:XXX。 本程序、制度或规定审核人：XXX。 本程序、制度或规定批准人：XXX。 本程序、制度或规定编号版次:XXX.

本程序、制度或规定自XXXX年XX月XX日起正式执行（若系修订,则增加“原《XXXX制度》（原文编号）同时废止\"）。

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