计算机技术在科技信息管理中的应用

维普资讯 http://www.cqvip.com ２００６年第３期　理论观察　ＮＯ．３，２００６　（总第３９期）　ＴＨＥＯＲＹＥＴＩＣ　ＯＢＳＥＲＶＡＴＩＯＮ　Ｇｅｎｅｒａ［．Ｎｏ．３９　计算机技术在科技信息管理中的应用　吴英娟，于　勃　（齐齐哈尔市城市建设档案馆，黑龙江齐齐哈尔　１６１０００）　摘要：随着数据库技术、计算机多媒体技术及网络技术的发展，档案馆应使电脑在　科技信息管理机构得到普及；在科技信息管理机构中推广使用计算机网络和建立科　技信息管理系统，全力推进计算机技术的应用，提高服务水平。　关键词：计算机；科技信息管理　中图分类号．．Ｇ２５０．７文献标识码：Ａ文章编号：１００９－－２２３４（２００６）０３－－０１３８－－０２　１．科技信息管理及其特征　过多媒体技术可以使科技信息的内容更加生动、详　科技信息管理是人类为了有效地开发和利用　实。三者结合起来，形成的科技信息管理系统，则具　科技信息资源，以现代信息技术为手段，对科技信　有更强大的功能。通过这些先进技术的应用，可以　息资源进行计划、组织、领导和控制的社会活动。简　高效地完成对科技信息的检索、查询和研究等各种　单地说，科技信息管理就是人对科技信息资源和科　日常管理工作。　技信息活动的管理。　随着计算机技术的发展及推广普及，计算机管　科技信息管理具有如下特征：　理目前已广泛应用于各种科研院所，这为计算机技　（１）管理类型特征：科技信息管理的对象不是　术应用于科技信息管理提供了条件。　人、财、物，而是科技信息资源和科技信息活动；科　应用计算机技术进行科技信息管理，具有传统　技信息管理贯穿于整个管理过程之中。　的管理方式无可比拟的优势，主要表现在以下两个　（２）时代特征：科技信息量猛增；科技信息处理　方面：　和传播速度更快；科技信息处理的方法日趋复杂；　在科技信息形成阶段，采用计算机技术收集科　科技信息管理所涉及的领域不断扩大。　技信息资源比传统方式容易。这一阶段以科技信息　２．计算机技术适用于科技信息管理的特点及　的记录、收集、存储、处理等活动为特征，目的是形　优势　成可以利用的科技信息资源。传统的方式处理科技　在日常的科技信息管理工作中，对国内外图　信息要人工收集，手工抄写记录在纸上，然后保存　书、期刊、文献、专利、专业数据库等资料的检索和　纸质文件，信息的整理完全要靠人来完成，工作量　研究成为日常科技信息管理工作的主要内容。随着　大、工作效率低，而且可靠性不高，经常会出现错　科学技术的发展，目前各类科技文献品种繁多，内　误。使用计算机处理科技信息资源，录入简单，一次　容丰富，这为科技信息的检索和研究等管理工作提　录入后可以复制多份、重复利用，收集信息可以通　供了丰富的资源。如何充分发挥信息资源的价值，　过网络来完成，更加方便快捷。用计算机程序来分　进一步方便科技信息的查询，提高工作效率，是每　类整理收集到的信息资源，可充分利用了现有计算　一个科技信息管理部门面对的问题。　机设备的潜能，提高效率，缩短科技信息资源加工　计算机技术的发展为科技信息管理提供了一　处理的时间，提高了科技信息的时效性，同时节省　个高效的途径。利用计算机数据库技术，可以高效　了大量的人力和财力。经处理后形成的电子文件，　地对科技信息进行存储、分类、检索、查询；通过网　便于存储和传输，使信息的共享更加便利。　络技术，可以快速地获得所需的信息，同时使已有　在科技信息的开发利用阶段，采用计算机技术　的科技信息能够更方便地被更多的需求者共享；通　使工作效率更高。在这一阶段，以科技信息的传递、　收稿日期：２００６—０４—２９　作者简介：昊英娟（１９６５一），女，黑龙江齐齐哈尔人。现为齐齐哈尔市城市建设档案馆副馆长，馆员。　一１３８—　维普资讯 http://www.cqvip.com 检索、分析、选择、吸收、评价、利用等活动为特征，　目的是实现科技信息资源的价值，达到科技信息管　理的目的。在这一阶段，利用计算机数据库技术，可　快速高效地完成科技信息的检索工作，利用设定的　条件对科技信息进行智能选择，选出符合要求的Ｎ－　技信息，从而大大地提高了工作效率。使用多媒体　技术，可以使科技信息的表达更加丰富和生动，使　用网络技术，则可以实现科技信息的快速传递和共　享，从而提高了科技信息的利用率。　３．计算机应用于科技信息管理的实施步骤　在科技信息管理工作中，计算机技术主要是用　于科技信息整编、检索、统计及查询等业务职能。包　括：用计算机编制科技信息检索２１２具，以著录项目　组成科技信息机读目录数据库，然后按不同的要　求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分　类目录等；用计算机进行Ｎ－技信息检索，按照科技　信息著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检　索出符合不同利用者要求的科技信息目录及其原　件；用计算机对科技信息管理中形成的各种数据或　情况，包括科技信息录入、科技信息检索等情况进　行登记与统计。在科技信息管理中推广应用计算机　技术，可以分以下几个步骤：　（１）使电脑的应用在科技信息管理机构得到普　及。随着计算机技术的发展，电子计算机在办公中　的应用逐渐得到了普及。要将计算机技术更好地应　用于科技信息管理中，首先要在科技信息管理中充　分加强计算机的利用，为将来构建科技信息管理系　统打下基础。一方面要提高工作人员的素质，使他　们能够熟练地应用计算机处理日常的工作，这不仅　仅指打字制表等这些简单的应用，更主要的是数据　库技术和网络技术的应用。另一方面，在日常的３２　作中要有意识地加大高科技技术设备的应用，提高　科技信息管理机构的办公水平，使其达到较先进的　层次。　（２）在科技信息管理机构中推广使用计算机网　络。随着网络技术的发展，将局域网和互联网技术　应用于科技信息管理的条件已经成熟。在科技信息　管理机构构建局域网，并将其接入互联网已成为一　项必需的办公条件。一方面，局域网的使用使资源　的共享更加方便，另一方面，通过互联网，可以更加　便捷地获得最新的科技信息和科技动态，大大地提　高了科技信息管理工作的效率。　（３）在科技信息管理机构建设科技信息管理系　统。在条件成熟时建立信息管理系统是科技信息管　理工作的必由之路。科技信息管理系统集计算机数　据库技术、多媒体技术、网络技术于一体，可完成科　技信息管理中方方面面的工作。　建立科技信息管理系统，首先要建立起科技信　息数据库，包括文字信息数据库和多媒体信息数据　库，这是整个科技信息管理系统的源泉　数据库的　内容要丰富，以提供更大范围内的应用。其次要建　－，＇ｒＮ－￣信息网络。网络是实现科技信息共享的前提　条ｆｌ＝和物质基础。只有建立一个优质、高效的科技　信息管理网络，才能实现科技信息管理的高效率，　为需求者提供优质、高效和全方位的科技信息服　务。　各个信息管理机构，可在现有基础上，开发科　技信息管理系统，综合管理各类信息资源，从而提　高工作效率，为科技信息的管理和利用提供条件。　４．计算机应用于科技信息管理的难点及对策　将计算机技术应用于科技信息管理工作已成　为当务之急，但要做好这项工作，尚有一些难点急　待解决，主要有：　部分管理人员素质不高，不能达到应用计算机　进行科技信息管理工作的要求。目前，从事科技信　息管理工作的人员水平不一，有高有低，尚有一部　分年纪大、学历低的同志不能熟练掌握计算机数据　库技术和网络技术，这严重制约了科技信息管理系　统的推广和使用。要解决这个问题，就要加大员工　培训工作的力度，使大家最终都能达到要求，同时　还要引进一些先进的人才，以提高管理机构的整体　水平。　应用软件不规范，文件格式不统一。为达到科　技信息共享的目的，建立统一的科技信息系统和使　用标准规范的软件是必须的。而目前存在着各个科　技信息管理机构各自为政，应用软ｆｌ＝不统一，部分　应用文ｆｌ＝格式不兼容，给科技信息的共享带来一定　的障碍。要解决这个问题，就要由国家机关制定一　些标准，进行规范化管理，使用统一的文件格式，减　少文ｆｌ＝格式转换与重新制作的难度，为信息共享及　沟通提供必要的条件。　计算机病毒和网络黑客的出现，使科技信息管　理的安全性出现危机，Ｎ－技信息面临着随时被破　坏、被修改、被盗窃，甚至被销毁的危险。如何保护　科技信息不受损害成为当务之急。目前，保护科技　信息不被破坏、修改、盗窃、删除的技术途径主要有　防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印　法、数字时间印章法等。对于涉及机密的Ｎ－技信息，　应当采用稳妥的手段加以保护。　５．结语　随着计算机技术的不断发展，科技信息管理工　作也逐步迈上新台阶。在当前的环境下，如何应用　计算机数据库、多媒体和网络技术做好科技信息管　理工作，给我们每位科技信息管理工作者提出了一　个新课题。　口编辑／王兴运　一１３９—