电子技术档案管理制度

技术档案管理制度

（MP-ZD03-2013）

编 制：

审 核：

批 准：

二O一三年五月十五日

技术档案管理制度

一．总则

1．为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在企业建设和发展中的作用，更好地为公司各部门服务，特制订本办法。

2．本公司技术档案是指各技术职能部门（包括车间）在生产技术、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来的图纸、资料、外购的标准、图书等。

3．公司技术职能部门要把技术档案工作纳入本公司的技术管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。 4．按照集中统一管理技术档案的基本原则,公司综合部设立档案室，并配备专职人员管理。综合部档案室在主管副总经理的直接领导下，集中、统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。 二．技术文件资料的归档

1．每一个技术项目完成后，都要按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，加以系统的整理所形成的技术文件资料，装订成册，由技术主管审查后及时向档案室移交归档。

2．各部门或技术人员在移交技术文件资料档案时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。

3．凡需归档的技术文件资料，按组卷要求技术文件资料齐全，书写或打印符合要求，字迹工整、图样清晰，技术责任者签字后向档案室移交归档。不符合要求的拒收。

4．凡外来、外购入公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等，在仪器设备开封前，设备部门通知档案室人员参加清点，如数归档。

三．综合部档案室的任务

1．集中、统一、科学地管理好技术档案，维护技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。

2．协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成、积累、整理、立卷归

档。

3．承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为全公司有关部门和技术人员服务。 四．档案管理人员的职责

1．认真贯彻公司技术档案工作的要求，钻研业务，提高管理水平，保证工作任务的完成。积极主动地为设计开发、生产、服务提供技术资料。

2．做好技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计等工作。

3．遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。 4．严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。

5．保持档案室内整洁、卫生、对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。 五．技术档案的鉴定

1．每年二次组织专家对技术档案的内容、保管期限、密级进行鉴定。 2．技术档案的鉴定报告必须及时归档。 六．技术档案的保管

1．对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

2．认真执行技术档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐、档一致。对出现的问题档案管理员及时进行整改，并对检查结果的真实性进行复查。

3．做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。

4．保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防潮、防和防盗。防止档案被虫蛀、霉烂等。如有破损或变质的档，管理人员要及时修补和提出复制。 七．技术档案的保密

1．全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全，凡借阅重要的档案（包括

外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料，原始底图等），要由技术主管批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。

2．技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。 3．非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术档案。 八．技术档案的借阅

1．凡本公司技术人员、工作人员，因生产需要都可借阅技术档案。由管理人员填写《文件借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。

2．技术档案和各种设备说明书等原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出室外，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经主管副总批准方能借出。 3．借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换或丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏，及时向主管副总经理汇报。 九．技术档案的复制

1．凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份，供日常借阅或发放使用。

2．用于指导生产及作为检验依据的加工图纸、工艺卡片、检验规范等，应打印四份，生产车间、检验、技术人员和档案室存档各一份。

3．发放到各使用场所的文件资料，做好文件发放登记，使用者应妥善保存，不得损坏或丢失。 十．技术档案的更改

1．当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时，应编制《文件更改审批单》，经审批同意后对技术档案实施更改。做好修改标记，技术责任人签字，标明日期。

2．技术档案更改后，档案管理人员及时将更改后的技术档案发放到各相应的文

件受控场所，以保证文件使用得到有效控制。

3．为防止各使用场所的受控文件失控，每年组织一次审查，盖上“201X确认”印章，方可再次使用。 十一．技术档案的销毁

1．档案室每二年组织一次对技术档案进行清理，凡要销毁的技术档案，必须造具清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。 2．对破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。 3．技术档案销毁清单，必须及时归档。 十二．附则

本办法自发布之日起生效实施，解释权归公司综合部。