办公用品申请采购领用管理规定

办公用品申请、采购、领用管理规定本着勤俭节约、减少办公费用支出和有利于工作的原则,根据公司实际情况制定本规定。

一、定义及范围

1、 办公用品是指办公场所使用的低值易耗品。

2、 办公用品范围:纸簿类、笔尺类、装订类、归档用品、办公设备专用易耗品、办公设备。纸簿类:A4等各种类型的办公用复印纸,带单位抬头的信纸,普通白纸,复写纸,便条纸,留言条,标签纸,牛皮纸,专用复写纸,大、中、小及开窗信封,笔记本,速记本,专用本册(如现金收据本)等。笔尺类:铅笔、圆珠笔、钢笔、彩色笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正夜等;装订类:大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋、胶带、起钉器等;归档用品:各种文件夹、档案袋、收件日期戳;办公设备专用易耗品:打印机色带、墨盒、复印机用墨盒以及计算机用U盘、光盘等移动盘;办公设备:打印机、复印机。

二、 申请、采购、领用

1、 申请:特指前台在集中采购前的申请并经人事部批准;部门需要数量大或者价值超过500元及以上的办公用品需要申请并经总经理批准;人事部认为其它需要总经理批准后方能采购的申请。申请人应在申请表列清名称、数量、规格、价格等。

2、 领用:谁需要、谁领用、谁签字。前台应在领用人签字后方发放用品。领用物品按照各部门分开登记。

3、 采购:前台按照“货比三家”的原则进行采购。前台认为有必要,可以到实地市场进行采购。对采购的特殊用品应充分听取财务部经理的意见。

三、 统计、处置、其它

1、 前台应对每次送到的办公用品,按购货清单进行验收,核对品种、规格、数量与质量,确保没有问题。

2、 前台每月应对办公用品的使用、采购分部门、以电子档的形式做好约数统计。

3、 前台应在每年12月底做好办公用品清点,清点结果应以电子档存放。

4、 办公用品借用应由借用人以书面形式向前台借用。

5、 办公用品需要报废应履行前台统计汇总、人事部审核、总经理批准并由总经理指定人员实施。

6、 涉及到属于本规定以外的采购、印刷应履行部门(书面形式)提出申请、总经理批准程序。